ANALISIS DISE O Y CONTROL DE FORMAS

OBJETIVOS



Coadyuvar
a
la
agilización
de
los
procedimientos y métodos de trabajo,
estableciendo
criterios
que
permitan
racionalizar el costo de impresión y
almacenamiento de las formas utilizadas.

ANALISIS, DISEÑO Y
CONTROL DE FORMAS
Una Forma es un instrumento de comunicación
administrativa, impresa generalmente en papel o
similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas
mediantealguno de los medios de reproducción gráfica.
Este instrumento de comunicación contiene información
fija impresa y espacios para anotar información a la que
convencionalmente se llama variable.

ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL
DE FORMAS


En
algunos
casos
contendrá
además,
instrucciones para ser llenada y utilizada. Una
Forma se convierte en documento una vez que se
ha anotado en ella la informaciónvariable en los
espacios
correspondientes,
dejando
así
constancia de un trámite o sirviendo de enlace a
dos o más operaciones de un proceso.

DISEÑO DE FORMAS
Consiste en la elaboración de una forma
tomando como base:
 La información recabada
 Su objeto
 Fuente de información
 Necesidades que la originan
 Método de llenado
 Número de copias
 Procedimientos en que intervendrá
 Resultadosfinales que se han de obtener

CONTROL DE FORMAS

Después de contar con todas las formas de
la institución, se procede a clasificarlas.
Dicha clasificación puede ser conforme a
alguno de los siguientes criterios:

CONTROL DE FORMAS
Funcional: Se basa en las funciones que
desarrolla la institución. Reúne todas
aquellas formas relacionadas con
actividades semejantes, lo que facilita el
examen decualquier posibilidad de
combinación o eliminación.
 Por unidad administrativa: Sirve para
facilitar la identificación de las formas en
uso de cada unidad.


ANALISIS
Unos de los objetivos principales del análisis
es el verificar que la información procesada
por el sistema se está efectuando de
acuerdo con los estándares establecidos por
la empresa.

ANALISIS
Cuando se nombra los estándaresestablecidos, nos referimos a toda una
filosofía que la empresa refleja en
manuales, instructivos, comunicaciones,
gráficos y en general cualquier vía de
información
donde
se
plasmen
principalmente las políticas que, de alguna
forma, pudieran afectar el desempeño de
los
empleados
en
relación
con
el
procesamiento de la información contable.

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL
ANALISIS


El análisis de unsistema contable debe estar enfocado
hacia el logro de los siguientes objetivos principales:



-Asegurar la integridad de los datos, el cual
establece que todas las transacciones que deben ser
registradas, lo estén. Una de las causas más frecuentes
de error es en la información financiera es la falta de
integridad de los datos contables.



-Adecuado registro y procesamiento de las
operaciones,esto significa que se efectúen de acuerdo
con normas y procedimientos aprobados por la gerencia.

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL
ANALISIS


-Presentar la información financiera en
forma confiable, esta establece que los estados
financieros deben tener un mínimo grado de con
fiabilidad acerca de las cifras, y que estas se
encuentren razonablemente presentadas de
acuerdo con los principios decontabilidad.



-Garantizar la oportunidad en la prestación
de la información, establece que la información
debe ser generada y presentada oportunamente
ya que la información es una herramienta para
tomar decisiones.

DISEÑO Y DESCRIPCION DE
FORMA
Consiste en la elaboración de una forma
tomando como base:
 -La información recabada
 -Su objetivo
 -Fuente de información
 -Necesidades que la originan
-Método de llenado
 -Número de copias
 -Procedimientos en que intervendrá
 -Resultados finales que se han de obtener.

Consideraciones de tipo
funcional del diseño de formas


Información básica, deben responderse las
siguientes preguntas: ¿Qué información se
va
a
incluir?
¿Es
importante
dicha
información? ¿Cómo se va a utilizar? ¿Por
quién será utilizada? ¿Cuándo será utilizada?



-Titulo,...