DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
Es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza  el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.
ORGANIGRAMA

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas alhotel.
Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.
Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación
Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.
Modifica la reservación, a petición del solicitante siempreque esto sea posible. 
Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.
Introduce en el sistema de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.
Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.
Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envíanasegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información  posible, y que esta no varíe
Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.
Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.
Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sidoemitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento
TIPOS DE RESERVACIONES
• Reservación tentativa: serán las reservas que sean solicitadas sin ofrecer ninguna seguridad para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de proyectos que están sujetos a cambios o cancelaciones.
• Reservación límite: se les marcará una hora límite de llegada, teniendo el hotel la libertad de acortarlo oalargarlo según sus propias necesidades. Estas reservaciones no tienen garantía o depósito.
• Reservación garantizada: son reservaciones contactadas a través de una agencia de viajes o línea aérea, y que están garantizadas por medio de un cupón u orden de cambio. En el caso de que los huéspedes no se presentaran, el hotel guardará la habitación hasta el siguiente día
• Reservación con depósito: sonaquellas en las que los clientes han mandado el pago de por lo menos una noche.
• Reservaciones de grupos: son aquellas reservaciones mayores de diez habitaciones, en la misma fecha y con características similares.
Pueden ser de dos tipos:
* Fijas: siguen fechas establecidas en el contrato.
* Diferidas: son reservaciones concertadas esporádicamente y en cualquier época.
• Allotment: Estees un contrato que tiene como finalidad asegurar a una empresa un determinado número de habitaciones para su venta particular; también el hotel se asegurará de que esos cuartos sean vendidos.
• Reservación cancelada: puede obedecer a dos causas: que el cliente nos cancele directamente o por medio de su intermediario, o que el hotel se vea obligado a cancelar por falta de espacio o por algunacausa especial.
• Cambio de reservación: puede haber ocasiones en que nos veamos obligados a efectuar cambios en una reservación, ya que los clientes por distintas razones así lo solicitan. Primero debe verificarse la disponibilidad para realizar cualquier cambio
• Reservación negada: es aquella que no fue posible aceptar, aún después de haberla colocado en la lista de espera.
POLÍTICAS DEGARANTÍA Y CANCELACIÓN DE RESERVAS
Las reservaciones no garantizadas están confirmadas hasta las 6.00pm del día de llegada, el hotel retiene el derecho de cancelar, sin reclamo, a menos que las mismas estén garantizadas.
Las reservaciones que no se presenten al hotel, previamente garantizadas se les cargara la primera noche como penalidad.
• Las cancelaciones de las reservaciones deben hacerse con...