Proceso estrategico

1.- Organización

Encontrándose usted en el comité de reorganización y como representante de área de administración y finanzas, solicitan por unanimidad que Usted presente un modelo para definir la organización de los departamentos que componen cada una de las areas: solicitan que lo realice en relación al departamento de cobranza de modo la la explicación no quede solo en la teoría. Alrespecto usted utiliza el siguiente modelo para definir la organización del Dpto. de Cobranza:

Claridad en los objetivos a cumplir:

Objetivos del departamento de cobranza
-Recuperación optima de la cartera de cliente en estado moroso, vencido y castigado, según metas establecidas mensualmente por el departamento
-Efectuar la revisión de las cuentas por cobrar.
-Decepcionar el pago de losdeudores.
-Efectuar rendiciones diarias a Tesorería en relación a los ingresos recaudados, mediante documento para que proceda a efectuar el pago de las cuentas por cobrar. Esta rendición deberá ser enviada diariamente a Tesorería antes del medio día, correspondientes a los ingresos cobrados del día anterior.
-Ejecutar y controlar las acciones correspondientes al cobro tales como: cobranza dedocumentos, llamadas telefónicas, visitas en terreno y otros según corresponda.
-Evaluar, calificar y verificar la labor del Cobrador, informando de su desenvolvimiento y comportamiento.

Delegación al administrador de autoridad

Encargado departamento de cobranzas:
-Establecer Políticas, proyectos y planes a favor de la Sección.
-Controlar y supervisar el cumplimiento de funciones yprocedimientos
-Revisar cuentas por cobrar. Recuperación, negociación de deudas morosas vencidas y castigadas
-Elaborar informes e indicadores de la sección de Cobranzas
-Revisar la planificación semanal y diaria que realice el auxiliar de cobranza.

-Reportar mensualmente a Presupuesto sobre saldos de Cuentas por Cobrar, recuperabilidad de cuentas por cobrar, deuda 30, 60 y 90 días. .-Efectuar permanentes reuniones con las otras secciones, áreas o unidades para mejorar la gestión en la administración de las tareas
.

Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir los objetivos

-Recaudación será responsable de emitir listados de la cartera de clientes donde se deberá indicar monto adeudado, días de mora y antecedentes personales para lagestión de cobranza
-Una vez registrada en la contabilidad la Sección de Cobranzas deberá efectuar la gestión de cobro con un periodo máximo de tres meses
-Posteriormente de no obtener resultados a los 3 meses, se enviará la nomina de dichos clientes a la Unidad de Jurídica para su posterior tramitación...
Entre los procedimientos básicos de cobro que se utilizaran serán los siguientes:
Despuésde cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar en la cual se consideran s 30 días, se enviara una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
LLAMADAS TELEFÓNICAS: En el caso de no recibir respuesta en relación a las cartas, el encargado de cobranzas llamara al cliente y hará mención a la deuda pendiente.
VISITAS EN TERRENO:Encargado o Analista de Cobranza notifican personalmente al deudor indicando el monto de lo adeudado
Este debe completar el “Itinerario Visita en Terreno” donde quedara registro de la visita realizada, indicando todos los antecedentes de la persona que nos recibió, actualizando de esta forma la base de dato de los clientes y contactos.

Agrupación de las actividades en forma eficiente:Organigrama del área



Descripción de cargos

Gerente de Crédito y Cobranza
Reporta a: Director de Finanzas
Supervisa a: Analista de cobranza y Analista de crédito
Funciones:
-Diseña, analiza, prepara y procesa la información relativa al departamento
-Dirige a su personal, planea y controla el desempeño y el logro de las metas
-Planea las metas del mes siguiente en cuanto a...