Manual de reservacion

1.- INTRODUCCIÓN
El departamento de reservaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas de una habitación. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas. Elnúmero de personas que integran el departamento varía de acuerdo al tamaño del hotel, claro está que entre más grande sea el hotel mayor personal tiene.
3.- DESGLOSE DE PUESTOS
GERENTE DE RESERVACIONES
• Controla y coordina todas las reservaciones.
• Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas.
• Vigila y controla los cupos de los suplidores(agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.
• Mantiene relaciones cordiales con los suplidores.
• Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
• Asegura que la base de datos del centro de cómputo este actualizada.
• Asegura que toda solicitud de reserva sea contestadael mismo día.
• Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.
AGENTE DE RESERVACIONES
• Su principal objetivo es vender habitaciones
• Toma las reservas y las computa.
• Mantiene actualizado el centro de computo para un forecast lo mas próximo a larealidad posible.
• Elabora los reportes del departamento
• Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.
• Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

4.- PERFILES

GERENTE DE RESERVACIONES:
• Estudios Mínimos: Licenciatura
• Situación de Estudios:
Egresado en una de lassiguientes carreras:
-Comercio Internacional / Comercio Exterior
-Ingeniería Comercial
-Marketing / Mercadotecnia
-Relaciones Internacionales
-Idiomas
-Ingeniería en Gestión de Negocios
-Administración de Empresas Turísticas
-Administración de Hoteles y Restaurantes
-Negocios Internacionales
• Experiencia Mínima: Igual a 1 año
• Conocimientos en Computación: Nivel Usuario Avanzado
•Requisitos Mínimos: Experiencia en el puesto, manejo de relaciones con agencias nacionales y extranjeras, sistema GDS, manejo de personal.
• Idiomas: INGLES (100%)
AGENTE DE RESERVACIONES:
• Escolaridad: Preparatoria terminada. Técnico en Turismo. Carrera trunca en Turismo, Administración o Afín.
• Experiencia: No necesaria
• Inglés: 80% (Leído, escrito y hablado)
• Conocimientos: Windows,Office (Word, Excel, Power Point)
• Habilidades Requeridas: Buena Dicción, Facilidad de Palabra, Buen tono de voz, Actitud de Servicio, Dinámico, Trabajo en Equipo.
• Edad: Mayores de 22 años
• Sexo: Indistinto
• Estado Civil: Indistinto
5.- FUNCIONES DEL PUESTO

GERENTE DE RESERVACIONES
• Provee funcional asistencia al personal de reservaciones.
• Interactuar con huéspedes y clientesdel hotel.
• Coopera, coordina, y comunica con otros departamentos del hotel cuando se requiera.
• Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC.
• Asegurarse de que todas las reservaciones sean incluidas en el sistema.
• Asegurarse de que las entradas de las reservaciones sean incluidas correctamente en el sistema.
• Asegurarse de que toda la correspondenciapara reservaciones sea archivada correctamente.
• Asegurarse de que todas las reservaciones de grupo y las operaciones para las reservaciones para VIP sean manejadas acorde con el procedimiento.
• Asegurarse que el servicio para reservaciones ejecutivas sea mantenido.
• Mantiene los archivos organizados.
• Coordina y mantiene relación con referencia a las cuentas con el departamento de...