P HSEQ 001 Control De Documentos Y Registros V4 1

VALERUS COMPRESSION SERVICES L.P.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VERSIÓN: 4

FECHA: Julio 2012

CODIGO:
P-HSEQ-001

PÁGINA: 1 de 9

1. OBJETIVO
Establecer los criterios para el control de la documentación y los registros del sistema de gestión
de VALERUS COMPRESSION SERVICES L.P, especificando los requisitos para elaborar, revisar,
aprobar, actualizar, distribuir, almacenar,proteger, recuperar y determinar la disposición de los
documentos y registros de origen interno y externo.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos y registros emitidos y actualizados por
todos los procesos de VALERUS COMPRESSION SERVICES L.P
3. RESPONSABLE
Coordinador HSEQ: Elabora el documento según la información suministrada por el responsable
del proceso o involucrado.Responsable del Proceso: Revisa los documentos del sistema de gestión.
Gerente Regional HSE-Q: Aprueba los documentos del sistema de gestión, excepto los
generados por el proceso O&M actividad realizada por el Gerente de Operaciones, algunos cargos
específicos establecidos dentro del Manual de Funciones.
4. GENERALIDADES
4.1. DEFINICIONES
Documento: Información escrita o pictórica que describe,define, reporta o certifica una actividad
de manera certera, medible y observable (ejemplo: especificaciones, procedimientos, manuales y
guías entre otros).
Manual: Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una o más unidades administrativas (Ej. Manual de calidad).
Procedimiento: Documento en el que se describe de formaespecífica una actividad para llevar a
cabo.
Instructivo: Es la descripción de actividades o instrucciones que requieren ser detalladas
minuciosamente.
Guía: Documento que establece recomendaciones o pautas de actuación ante las diferentes
situaciones que se presentan durante la ejecución de un proceso.
Disposición de los documentos y registros: Es el tratamiento que se le da a un documento
cuando hacumplido su tiempo de retención, o cuando se convierte en obsoleto. Puede ser la
eliminación, o conservación indicando que se trata de obsoleto.
Almacenamiento (de documentos): Se refiere a la localización física o electrónica, lugar exacto
de almacenamiento.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Coordinador HSEQ

Gerente Regional HSE-Q

Gerente Regional HSE-Q

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VERSIÓN: 4

FECHA: Julio 2012

CODIGO:
P-HSEQ-001

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Documento Obsoleto: Aquel que no está vigente.
Protección (de documentos): Resguardar los documentos de peligro o daño.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Tiempo de retención: Es el periodo de tiempo que seguardara el documento.
4.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
La Codificación de los documentos y registros del sistema de gestión se establece de la siguiente
forma:
- La primera letra indica el tipo de documento (Manual, Caracterización, Procedimiento,
Instructivos, Registro entre otros)
- Las letras siguientes corresponden al proceso al que pertenece el documento o registro.
- Lostres (3) dígitos siguientes corresponden al número consecutivo del documento.
Se separaran mediante un guion.
Ejemplo:
TIPO DE DOCUMENTO
P

-

PROCESO
HSEQ

-

NUMERO CONSECUTIVO
001

Para los proyectos se realiza la codificación de la misma forma, pero se adiciona después del
número consecutivo la sigla del proyecto, como por ejemplo P-C-001-TY.
Excepto para los documentos que estén asignado porcasa matriz (IPAN, Job offer summary,
position request form, Cash-forecast, Supplier request form, Voucher Posting Rep, Accounts
payable, Journal transactions (JE)) o los que se consideren suficiente identificar por el nombre del
documento, de igual forma los documentos que corresponden al proceso de Gestión Contable y
Fianaciera referentes a registros de operaciones contables que requieren ser...