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Métodos para la Realización de Auditorias de Información
Garcia Orozco J

CONTENIDO

1. Aspectos Generales

2. El modelo de Orna

3. El modelo de Burk/Horton

4. El modelo costo-beneficio

5. El enfoque geográfico

6. Auditorias operacionales asesoras

7. El modelo de los FCE (Factores Críticos de Éxito)



1. Aspectos Generales

Hay dos formas básicas de llevar a cabouna Auditoria de la Información.

Por un lado, quién la esté elaborando puede limitarse a preguntar a los miembros de la organización en cuestión (más exactamente, a aquellos miembros que la auditoria considere que es preciso contactar; en algunos casos serán sólo los directivos, mientras que en otros se contactará con niveles inferiores en la organización) sobre sus “necesidades deinformación”.

Esta táctica conlleva diversos problemas, entre los que podemos citar:

La pregunta sobre “necesidades” es normalmente confundida, aunque sea a nivel psicológico, con la pregunta “deseos”. O sea, el interlocutor no responde sobre lo que necesita sino sobre lo que cree que necesita.

El acceso a determinados recursos de información no se solicita en términos de eficacia, sino por unacuestión de status. Alguien puede solicitar el acceso a un servicio muy especializado de información financiera, por ejemplo, con el simple objetivo de poder decir que dispone de él, aunque acabe no dedicándole ni un segundo de su atención.

Cuando alguien es preguntado sobre lo que necesita, tiende a responder por exceso; en otras palabras, en esa circunstancia lo más fácil es responder que unonecesita “todo” lo que se produce en su campo de interés, aunque, obviamente, mucho de ese “todo” acaba no sirviéndole para nada.

Uno no sabe lo que no sabe; o sea, si el interlocutor no es un experto en recursos de información en su campo, se limitará a solicitar los recursos de los que tiene constancia que existen, por ejemplo porque ya los ha utilizado con anterioridad. De hecho, lasituación presente es en la que desconocemos más información que nos podría ser de utilidad (ignorancia profunda) que conocemos información que, aunque no la tengamos, sabemos que tenerla nos sería de utilidad (ignorancia conocedora).

Entre las técnicas que se aplican para alcanzar estos objetivos se pueden considerar:

0 la recopilación de información

1 el análisis y representación delsistema

2 la evaluación del sistema

No hay un método generalmente aceptado para llevar adelante una auditoria de información. De hecho, las metodologías existentes se adaptan a las características de la empresa a auditar, o sea, se personalizan. Pero, entre los modelos existentes podemos enumerar los siguientes:

2. El modelo de Orna (1990) tiene cinco partes principales:Motivación de los miembros de la organización. En esta etapa se trata de presentar cuáles son los objetivos de la auditoria de información, con el fin de eliminar suspicacias y conseguir la máxima participación en el proceso de detección y análisis de necesidades.

Retrato de la organización. Se trata aquí de identificar claramente cuáles son:
* los objetivos (prioridades, factores de éxito,etc.),
* la estructura (tanto formal, o sea, el organigrama, como la informal, es decir los grupos fácticos o tácitos existentes),
* la cultura (el “cómo hacemos aquí las cosas”) de la organización.

Con este análisis se determina qué precisa la organización, y cuál es el contexto en el que esas necesidades pueden ser o no cubiertas.

* Inventario de recursos. Este esel verdadero núcleo del estudio,
Se identifican los recursos de información existentes (por ejemplo, a través de la confección de un mapa: qué información entra en la organización, quién genera información, quién usa información, etc.), así como se determinan las prácticas de uso de esa información (cómo se estructura, cómo se organiza, cómo se difunde, cómo se procesa, etc.), y se...