TECNICAS DE OFICINA

Técnicas de oficina

1_. LA CORRESPONDENCIA.

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, fax, catálogos, folletos y otros.

En las empresas se dice que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria. La correspondencia tiene muy variadas formas según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos y los estilos deconfección y tramitación de su envío o despacho.

2_. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA.

Por su destino:

Publicas: Su finalidad: información general a través de los medios de comunicación social (presa, volante, carteles, radio, TV, pancartas y otros)

Privadas: tratan información de interés particular y son de carácter particular, comercial y oficial.

Por su contenido:De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos y otros.

De segunda clase: correspondencia relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas y otros.

Por su tramitación:

Postal: cuando se envía a través del servicio de correo. Puede ser ordinaria o certificada.

Telemática: cuando se envía a través del servicio deredes electrónicas: fax, correo electrónico (e-mail), Messenger.



Por su puntuación:

Abierta: no lleva signo de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

Cerrada: lleva signo de puntuación en cada una de sus partes componentes.

Mixta o Cerrada: combina los dos estilos anteriores.

Por su extensión:

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta cien palabras.

Medianas:cuando su contenido comprende mas de cien y hasta doscientas palabras.

Largas: desde doscientas hasta trecientas palabras son cartas de un pliego. Más de trecientas palabras son cartas de varios pliegos.

Por su forma:

Se refiere a toda la correspondencia; la diferencia consiste en su redacción y presentación.

Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,comprobantes, memorandos, oficios, planillas, recibos, avisos, fax, correo electrónico y otros.

3_. Carta Oficial.

Es aquella expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estadales y municipales, institutos autónomos y otros, para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública. En la redacción de estas cartas u oficios, como se les denominacomúnmente se debe tener especial cuidado en cuanto a conservar las siguientes cualidades del mensaje escrito: precisión, claridad, concisión, atención a los intereses fundamentales de la institución, sobriedad y cortesía.



4_. ESTRUCTURAS DE LA CARTA OFICIAL.

• El Membrete: lo constituyen el nombre, la dirección y las
demás señas de identificación de una empresa o entidad.

• Número DelOficio: es el número de identificación de la
solicitud, memorándum, carta u oficio.

• Lugar y Fecha: indica la localidad donde se escribe la carta.

• Destinatario: alude a los datos de información de quien recibe la carta.

• Asunto o Referencia: Es la clave de la carta; debe ser breve y concisa en relación con lo que en ella se trata y con extensión no mayor que una línea.

• Texto:Es el cuerpo de la carta, es decir, el conjunto de párrafo que explica el asunto o el motivo de la misma.

• Despedida: comprende las expresiones de afecto con que se da por concluida la exposición del mensaje.

• Firma: contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

• Iniciales Identificadores: son las iniciales de las personas que han intervenido enel dictado y la escritura de la carta.

5_. LOS SOBRES.

Es la bolsa de papel que sirve para contener cartas y escritos, y en la que se designan el nombre y la dirección del remitente y del destinatario de la correspondencia.

6_. CLASIFICACIÓN DE LOS SOBRES.

• Por la forma (cuadro, rectangular).
• Por el tamaño (corriente, comercial, oficial).
• Por la confección (con ventana...