Reuniones Efectivas

Como parte del proceso de profesionalización de la empresa, es importante que todos sepamos cual es nuestro rol, como estructurar nuestras reuniones, manejar la agenda y definir los objetivos de las reuniones.
A continuación encontraran algunos tips que servirán para lograr que las reuniones a las cuales convoquen a su gente, sean efectivas.

Es importante tener en cuenta que convocar a unareunión no siempre tiene que ser prioridad, muchas veces las cosas se pueden resolver con un memo o e-mail. Sea breve, centrece en el tema en cuestión, y concentrarse en llegar a una conclusión viable. Recuerde, la programación de una reunión de 15 minutos puede ser mucho más efectiva que tres e-mails, dos llamadas perdidas, y un informe de papel!

Si las reuniones son conducida correctamente,harán que su departamento o la empresa en general, sean mas eficientes.

Algunos de los efectos directos de las reuniones improductivas son:
- Las reuniones son más largas, menos eficientes y generan menos resultados.
- Más reuniones son necesarias para lograr los objetivos.
- Con tanto tiempo dedicado a reuniones ineficaces, los empleados tienen menos tiempo para su propio trabajo.
-Reuniones ineficaces crean frustración en todos los niveles del personal.
- La información generada en reuniones improductivas por lo general no se ejecutan adecuadamente.
- Las reuniones ineficientes solo causan perdidas de tiempo que se traduce en perdida economica para la empresa.

¿Cómo saber si debo o no convocar a una reunion?

1. Hay un propósito para reunirse? Hay un objetivo fijado parala reunión?
Toda reunión debe de tener un objetivo y ese objetivo debe de ser alcanzar acuerdos que solucionen o mejoren el punto que se trata.

2. Se ha creado una agenda con suficiente tiempo o anticipadamente?
Una agenda es la base para una reunión eficaz. Crear y distribuir la agenda uno o dos días antes de que comience la reunión, da a los participantes la oportunidad de preparar lareunión. La agenda también obliga a centrarse en el punto de discusión y ayuda al grupo a mantenerse enfocado.

3. Atenderán a la reunión las personas adecuadas o apropiadas?
Si las personas adecuadas no están presentes, las decisiones importantes se ponen en espera. Es mejor posponer la reunión hasta que todas las personas adecuadas puedan estar en ella.

4. Puede la información ser cubierta enun e-mail o memo?
El propósito de la mayoría de reuniones es el intercambio de información y de actualización de los demás. Si es posible, haga un esfuerzo por sustituir este tipo de reuniones con un e-mail o un memo. Basta con enviárselo, esto les ahorrara tiempo a todos y se mantendrán informados.

Directrices a seguir para tener reuniones efectivas antes, durante y después de la reunión.1. Convoque a reunión solamente si es necesario.
2. Todas las reuniones deben de tener objetivos claros.
3. Todas las reuniones deben de tener una agenda que incluya:
• Temas de discusión.
• Presentador o conductor de la discusión de cada tema.
• El tiempo que se le dará a cada tema.
4. Información sobre la reunión que se necesita distribuir a todos antes de la reunión:
• Objetivos de lareunión
• Agenda de la reunión
• Lugar / Fecha / Hora
• Antecedentes (información concerniente al tema de la reunión)
• Items asignados para preparación
5. Las reuniones deben de empezar a la hora indicada por respeto a todos los que son puntuales. Esto también indica a todos la seriedad de la reunión.

6. Los participantes de la reunión deben:
• Llegar a tiempo
• Estar bien preparados• Ser concisos y al punto
• Participar de manera constructiva
• Ser propositivos
7. Los acuerdos deben de ser registrados y puestos como parte de los archivos de reuniones de la empresa.
8. Las decisiones tomadas por el grupo deben de ser documentadas también.
9. Puntos asignados en los cuales hay que tomar acción, deben de ser documentados y el moderador o un participante apropiado debe...