Procedimiento caja menor

1. OBJETO: Cancelar los gastos menores que tengan carácter de urgente e imprevisible, que demande el funcionamiento de la oficina.
2. ALCANCE: Este procedimiento iniciacon la asignación del responsable de caja menor y termina con su legalización y reembolso.
3. TÉRMINOS Y REFERENCIAS:
3.1 Caja Menor: Fondo fijo establecido en efectivoa cargo de un funcionario de Álamo Andino, destinado a soportar los gastos menores que tengan el carácter de urgente.

3.2 Caja Menor Bogotá: Cuyo fondo fijo en efectivoes de $200.000

3.3 Caja Menor Medellín: Cuyo fondo fijo en efectivo es de $100.000

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
4.1 El gerente financiero y administrativo designa aun responsable de la caja menor, quien debe asegurar la correcta administración y ejecución de la caja menor.
Por medio de un memorando se le informa la nuevaresponsabilidad asignada y el monto asignado para la caja menor
4.2 El responsable de la caja menor debe asegurarse de tener todos los soportes necesario para hacer la legalización dela caja menor, como son facturas, recibos de caja menor y/o cuentas de cobro.
4.3 Una vez se estén agotando los recursos de la caja menor, se debe diligenciar el formato“legalización de caja menor” FI-FR-10-V01, anexar los soportes de la misma y enviar a la contadora para su causación.
4.4 La contadora revisa y entrega al gerente financiero yadministrativo para su autorización.
4.5 Una vez autorizado, la contadora procede a hacer el reembolso respectivo y genera el comprobante de egreso FI-FR-07-V01 el cualfirmará el responsable de la caja menor
4.6 Se archiva en la carpeta correspondiente la legalización de caja menor FI-FR-10-V01 y el comprobante de egreso FI-FR-10-V01