Pasos para la organización de un evento

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Empiece lo más pronto posible
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizarel presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
• Solicitarcotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta ysu costo (apoyándose en cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros

A ocho meses del evento
• Determinar loscomités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje, transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
• Realizar viajesde inspección a las sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Analizar viajes y cotizaciones
• Elección de sede y recinto
•Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general del evento (logo, papelería yprograma de producción)
• Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
•Definir plan de medios de promoción (calendarización)

A seis meses del evento
• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montajey desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Depuración de la base de datos
• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas, ruedas de...