minutas.

Minuta.
El diccionario de la lengua española señala que “Minuta” viene de minuta, latín, se refiere a borrador de una escritura, borrador, contrato, etc., apuntación que se hace por escrito. Siguiendo su origen etimológico, se define a la “Minuta”, como la escritura que ejecuta el participante, donde plasma su análisis y opinión de la lectura recomendada por el mediador del aprendizaje, la cualles servirá de apoyo intelectual para sus intervenciones en las sesiones de trabajo. Así como también, lo dotan de herramientas conceptuales para resolver situaciones problemáticas, dentro del contexto del área de conocimiento, donde sea ente activo.
Se puede decir que las minutas son el recurso escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión,comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.

No hay consenso en lo que debe o no debe contener una minuta de reunión de una empresa o ente no gubernamental. Dentro de ciertos límites, los negocios y las organizaciones privadas pueden seguir las reglas queellos eligen. Las minutas pueden ser tan detalladas y comprehensivas como una transcripción, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas.

La función inmediata de la minuta es servir como archivo de datos a la audiencia. Sirve para guardar en forma escrita la información tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible pararevisar en cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto). 

La redacción de la minuta es escrita por:

Secretarias o por una persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los ámbitos públicos y oficiales, por un mecanógrafo. En cualquiera de los casos, es responsabilidad del encargado de dichatarea, tomar notas a lo largo de la reunión e interpretar lo que se trate en la misma.

Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil. Primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiadopara resumir la información e ideas importantes. En muchos casos este trabajo se complejiza puesto que algunas reuniones son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la persona encargada de la minuta se deberá transformar en un juez y juzgar qué aspectos sacar en función del interés y expectativas de sus colegas. 

De todas formas, posteriormente será necesario el consenso de la minutapor parte de todo el equipo. Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo que sucedió en la reunión, entonces ésta queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregidos o amentados posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas según la enmienda prevista.
Almomento de su redacción, será necesario tener en cuenta que la minuta debe ser:
Específica. Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para ello, será necesario especificar todo lo que de lugar a confusiones, como: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas responsables. 

Concisa. La información debe ser, preferentemente,  breve y puntual. Si bien corresponde abarcartodo lo que se haya planteado en la reunión (de forma resumida), se deberán excluir detalles innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no llevan a ninguna parte. La excepción es para los casos de reuniones financieras, en donde es muy usual incluir ciertos aspectos que pudieran ser catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de “es mejor que...