Metodologia general

En la actualidad muchas empresas e instituciones están convencidas de que el uso de herramientas para la mejora continua es una ayuda potencial para el correcto desarrollo de procesos, sin embargo las empresas apuestan todo en la aplicación de las mismas sin medir su desempeño lo cual genera estancamientos en las mejoras a largo plazo.

Los diagramas de flujo son una de las herramientasgráficas que sirven para representar los pasos o etapas de un proceso; su creación es una actividad que agrega valor ya que el proceso que se realiza puede ser claramente analizado por los involucrados en su realización y los interesados en aportar nuevas ideas.

Son importantes dentro de cualquier negocio, empresa o institución ya que:

• Favorecen la comprensión del proceso actual

•Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso

• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que se realizan entre ellas facilitando así el análisis de éstas.

• Son claves en la capacitación de nuevos empleados.

Como su alcance es variado, podemos encontrar:

• Diagramas de flujo proceso de la operación.- gráfica los puntos en losque se introducen materiales en el proceso.

• Diagrama de flujo de proceso.- secuencia todas las operaciones, los transportes, las inspecciones, las esperas y los almacenamientos

• Diagrama de flujo de funciones cruzadas.- muestra la relación existente entre un proceso empresarial y las unidades funcionales responsables del proceso en cuestión.

Ésta variedad contribuye a resolveruno de los principales problemas existentes en cualquier empresa: resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas.

No obstante éste tipo de herramientas, al ser muy útiles para la identificación de mejoras suelen ser tomadas a la ligera; es decir, se propone la mejora, se aplica pero no se evalúa si ésta realmente convino a la empresa o no.Es por esto que se deben de aplicar ciertas metodologías de evaluación, posteriores a la aplicación de las mejores resultantes del análisis de las herramientas gráficas descritas anteriormente.

Antes que nada es esencial entender y mapear la estructura del negocio o proceso de modo que podamos valorar ¿dónde estamos como empresa?, el siguiente paso es, desarrollar prioridades de desempeño.Estas prioridades nos permitirán alinear el negocio con las necesidades de nuestros accionistas, proveedores, empleados, clientes y demás, de modo que la mejora propuesta esté de acorde con la naturaleza de la empresa y los actores directos.

El tercer paso es entender el actual método de evaluación de desempeño del sistema, si es que existe alguno actualmente, lo que nos facilitará su aplicacióno nos permitirá mejorarlo. El siguiente paso, el más importante de ellos, es desarrollar indicadores de desempeño ya que de ellos dependerá la correcta evaluación de la empresa. Unos indicadores débiles, que no pueden medirse de manera precisa, nos arrojarán una evaluación ambigua. Es por esto que el desarrollo de indicadores es tan importante ya que de ellos depende todo el análisis.

Una vezestablecidos los indicadores fuertes debemos decidir cómo recolectarlos y cómo reportarlos. Finalmente es necesario hacer una prueba que nos permita corroborar el correcto funcionamiento de los indicadores propuestos y su método de recolección de modo que después de hacer observaciones, si es necesario, procedamos a implementar el sistema de evaluación del desempeño de la empresa.

Toda estaevaluación es importante ya que muchas veces la mejora propuesta mediante las herramientas utilizadas no suele ser la apropiada para nuestra empresa, negocio o institución lo que genera el disgusto de empleados, accionistas y clientes al no observar el progreso esperado. No obstante, debemos tener en cuenta que ni la herramienta, ni la evaluación de desempeño son la barita mágica que mejorará...