Manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Nota Aclaratoria: Se indica como Nivel I (Gerencia General); Nivel II (Gerencias o Jefaturas de Áreas);
Nivel III (Encargados de sectores) y Nivel IV (niveles inferiores a Encargados).

1.1. NECESIDADES DE INSUMOS

Los Niveles III o inferiores detectan la necesidad de los insumos conforme los
requerimientos del servicio a su cargo.
A través de unformulario específico formulan el requerimiento al Jefe de Producción
(Nivel II). Este formulario se elabora por duplicado. El original se destina al Nivel II
y la copia queda en poder de quien lo emite para su control y registro de pedido en
término.

1.2. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS, STOCK Y PEDIDO

Recibido el formulario en la Jefatura de Producción (Nivel II) un operador procede a
cargarel requerimiento en el sistema. Automáticamente el programa realiza tres
operaciones: a) verifica existencias y conforme ello emite orden a Almacenes y/o
Cámaras para la entrega de los insumos solicitados; b) da de baja del stock
conforme las entregas indicadas en el ítem anterior; y c) en el caso de no haber
existencia efectúa a la Jefatura de Compras (Nivel II) el pedido correspondiente(Pedido de Compras) que es procesado mediante el sistema.
a) Los pedidos se clasificarán en dos rubros. Los Autorizados que bastará con la
aplicación de la metodología antes indicada; y
b) Los No Autorizados, que mediante el sistema se pondrán a disposición de la
Gerencia (Nivel I ó II) donde deberán autorizarse previo al acceso a la Jefatura de
Compras.
La red tendrá predeterminados cualesinsumos son Autorizados o No Autorizados.
Cuando se trate de rubros no previstos se considerarán siempre No Autorizados
hasta su clasificación definitiva.

1.3. RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS

La Jefatura de Compras recibirá mediante el sistema el correspondiente Pedido de
Compras, se trate de los casos a) o b) indicados en el punto 1.2. del presente.
1. INDUSTRIA

1.4. COTIZACIONES YFINANCIACIÓN

La Jefatura de Compras procederá de la siguiente manera a los efectos de obtener
las distintas cotizaciones:
a) Compras habituales: se comprará al proveedor corriente de mejor precio y
condiciones de pago y por tanto requerirá únicamente el conocimiento previo del
valor del producto que se desea adquirir y que este responda al valor y condiciones
de plaza y las acordadas con laEmpresa.
b) Compras no habituales: se requerirán como mínimo tres presupuestos, el Jefe de
Compras propiciará el proveedor y se requerirá la definición al Nivel I.
Al efecto de evaluar la cotización se tendrán en cuenta los parámetros mínimos:
precio; facilidades de pago; calidad del insumo; disponibilidad, tiempo y seguridad
de entrega; lugar de entrega flete incluido; origen de la mercadería(Local, Nacional
e Internacional en este orden); certificación de calidad y sanidad (habilitaciones de
, Salud Pública etc.); antecedentes de calidad de entrega etc.
La Jefatura de Compras a efectos de acordar la forma de financiación de las
compras mantendrá un contacto permanente con la Jefatura de Finanzas y en base
a la política general que fije el Nivel I.

1.5. EMISIÓN DE ORDEN DECOMPRA

Definida la cotización la Jefatura procederá a la confección del formulario de Orden
de Compra. La que se emitirá por cuadruplicado de acuerdo al siguiente detalle:
original para el Proveedor; duplicado para Compras; triplicado para Recepción de
Insumos, y cuadruplicado para Contaduría.
La red tendrá predeterminados cuales insumos o valores son Autorizados o No
Autorizados. Cuando setrate de rubros no previstos se considerarán siempre No
Autorizados hasta su clasificación definitiva.

1.6. RECEPCIÓN DE INSUMOS

El operador asignado a la Recepción dispone en su poder de la copia “Orden de
Compra” oportunamente enviada desde la Jefatura de Compras. Al recibir los
insumos procederá a cotejar la Orden de Compra con el remito que acompaña a los
mismos. Al mismo tiempo...