Descripcion de Cargos


 
SECRETARIA
 
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
 
CARGO: SECRETARIA
 
Descripción del Cargo
Es responsable de ejecutar labores secretariales  de la dependencia asignada.
 
Ubicación del cargo
El cargo se ubica en el área administrativa, atendiendo y coordinando  sus actividades en la gerencia administrativa que corresponda.
 
Responsabilidades y Funciones.-
 
GESTIÓN ADMINISTRATIVA.Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en el departamento, tal como facturas, ordenes de cheques, etc.
Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.
Convocar a sesiones o reuniones.
Llevar el control de la agenda del gerente de área.
Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.
Evacuarlas consultas que estén a su alcance.
Preparar los informes que se le soliciten.
Actualizar los libros legales.
Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.
Colaborar con otras funciones afines, de acuerdo al giro de la gerencia a la cual presta sus servicios.
 
GESTIÓN OPERATIVA.
Recibir, clasificar, tramitar y controlar lacorrespondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.
Atender el  teléfono  de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar a todas las llamadas el debido curso
Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.
Verificar con el recibo correspondiente,  el pago de agua, electricidad, teléfono, contratos y otros pagos menores.
Hacersemanalmente el pedido de proveeduría a Jiménez y Tanzi, con la firma autorizada.
Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes departamentos administrativos.
 
PERFIL DEL CARGO:   SECRETARIA
 
DESCRIPCIÓN GENERAL
Edad:               20-35 Años
Nacionalidad:    Costarricense
Sexo:               Femenino
Estado civil:      Casada preferiblemente
 
NIVELACADÉMICO:
Bachiller de secundaria.
Estudios de secretariado.
Conocimientos del idioma Ingles.
 
CONOCIMIENTOS ADICIONALES
Amplio manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas Word, Excel y Power Point.
Deseable que posea titulo de Oficinista
 
EXPERIENCIA LABORAL
Preferible un  año de experiencia en el puesto.
 
RESPONSABILIDADES
Firma de responsabilidad:          No
Manejode dinero:                      No
Manejo de equipo específico:     Sí
Trato con el cliente externo:       Sí
 
CUALIDADES Y PERSONALIDAD
Excelente presentación personal
Responsable y dedicada.
Receptiva y Servicial
Buen manejo de las relaciones interpersonales.
Dinámica y activa.
 
REPORTA A
Gerente Administrativo del área que corresponda.
 
SUPERVISA A
Ningún puesto.
 TITULO DEL CARGO
SECRETARIA (O)
CÓDIGO: 01032 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.  
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redactacorrespondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a máquina o a manoformatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
Recibe y envía correspondencia.
Opera la máquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra...