CURSO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

CURSO
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
AGOSTO 2014
Zona Nezahualcóyotl

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
La Gestión Documental es una labor importantísima, y muchas veces vital, en la
organización de una oficina. Crear, recibir, registrar, clasificar y almacenar archivos o
documentos, son elementos que forman parte de esa gran tarea que es la gestión de
documentos.
Es organizar, mantener ycustodiar los materiales que constituyen el fondo documental
activo de la Institución, de acuerdo a las políticas, reglamentos y procedimientos.

OBJETIVO:
Garantizar el registro, archivo y custodia de documentos y correspondencia, así como
garantizar un archivo como centro de información rápido y confiable.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:
•La actividad de clasificacióndocumental será realizada por cada uno de los
colaboradores responsables de los documentos que en cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite.

•Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deberán clasificar los
documentos, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales

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ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
•La actividad de ordenación documental serárealizada por el responsable de la
carpeta.
•Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie y
subserie, en sus respectivas carpetas y respetando la secuencia en que fueron
creados, es decir, el documento mas antiguo es el primero de la carpeta y el mas
reciente es el ultimo documento de la tarjeta

Nota: para los documentos con
sello de recibido, al momento deordenarlos se tiene en cuenta la
fecha del sello de recibido.

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•Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento
de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en
cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
•Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos
duplicados.
•Alinear losfolios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde
superior de cada folio.

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•Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar
que contengan información en forma horizontal se debe ubicar teniendo en cuenta
que el titulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente
alineados.
•Agrupar los documentosdentro de la carpeta con un gancho cerciorándose que los
documentos correspondan a una serie o subserie

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FOLIACIÓN DOCUMENTAL
•La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman
un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva, no se
debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices.
•Para el proceso de foliación se deberáiniciar desde el numero uno (1),
el cual corresponde el primer folio del documento que dio inicio al
tramite, en consecuencia corresponde al documento mas antiguo.
•Se debe colocar el numero en la esquina superior derecha en el folio
recto ( primera cara de un folio, la que se numera) en el mismo sentido
del texto del documento.

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•Se deben foliar todos y cada uno de lostipos documentales de una serie o subserie.
En el caso de series documentales simples, la foliación se ejecutara de manera
independiente por serie. En el caso de series documentales complejas, cada
expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en mas de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutara de forma tal que lasegunda será la continuación de la primera.
•No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó Bis. En documentos
que tienen texto por ambas caras de la hoja, se registrará el numero correspondiente
al folio recto (primera cara del folio, la que se numera).
•Se debe escribir el numero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio
en blanco y sin alterar membretes,...