Ciclo Vital De Los Documentos

1. FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y elalmacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a lasfunciones asignadas; Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecerlineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones; La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia La Producción Documental, se orientan losformatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.

• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

• Determinación y selección desoportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

• Determinación de uso y finalidad de los documentos.

• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

• Identificación de dependencias productoras.

• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

• Directrices relacionadas con el númerode copias.

• Control de la producción de nuevos documentos.

• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

2. ELIGE UN TIPO DOCUMENTAL DE LA ENTIDADDONDE LABORAS:

R// En la entidad en la cual laboro, se expiden unos recibos de compra por cada producto que el cliente adquiere, elaborados mediante la caja registradora que a su vez almacena toda la informacion de los objetos adquiridos y entrega al cliente la informacion mediante un papel fisico.

Este documento tiene un CICLO VITAL y corresponde a lo siguiente:

MOMENTO DE GESTION:PLANEACION:
Informacion: Todo lo correspondiente con la entidad, nombre de la entidad, en este caso es DOIT CENTER, el numero del NIT de la empresa, los articulos adquiridos, la cantidad, los precios correspondientes, el IVA que debe pagar y el total de lo adquirido.

Soporte: El documento emitido queda en la base de datos de la empresa siendo este un alcance...