Asistente administrativo

AUTOCONTROL No. 1

1. Cuáles son las funciones que intervienen en el proceso de administración de documentos?
* Planear
* Controlar
* Dirigir
* Organizar
* Dotar al personal

2. Defina que es la administración de documentos
Control sistemático de los documentos desde su creación hasta su disposición final

3. Defina que es un sistema
Grupo de elementos,componentes o partes interrelacionadas que trabajan en forma coordinada para lograr una meta en común

4. Cuáles son los componentes básicos de un sistema? Indique los factores de cada componente.

* Entrada: Información
Equipo
Dinero
Personas

* Proceso: Creación
Distribución
UsoEliminación

* Salida: Información

* Realimentación: Meta

5. En qué consiste la gestión de documentos? Explique sus objetivos e importancia.
Gestión de documentos: Nombre que recibe el proceso en el ciclo vital del documento
* Objetivos:
* Evitar la producción masiva de documentos
* Facilitar la ubicación y recuperación de documentos
* Brindar un tratamientotécnico y más adecuado a los documentos
* Evitar la creación de documentos inútiles, sin sentido o sin datos de valor

* Importancia: Un programa de gestión de documentos es esencial en lo siguiente:
* Toma de decisiones
* Información
* Recursos
* Cultural

6. Explique las 3 etapas que comprende la gestión de documentos.
Producción: En esta etapa hay dos aspectosbásicos: normas, procedimientos y características del documento. Es necesario considerar como se producirá el documento y tomar las prevenciones para no crear documentos inútiles.

Utilización y mantenimiento: Los documentos requieren de un control que facilitan la ubicación rápida para lo que se usan elementos descriptivos. En cuanto a mantenimiento los documentos deben permanecer intactos (norayar), estos son almacenados con un fin determinado por lo que la organización en archivadores es de vital importancia, a la hora de elegir un sistema de archivos se deben tomar en cuenta las necesidades de la institución y los usuarios. Al usar tecnología se debe preservar el documento, cada documento archivado en disco requiere de un respaldo.

Eliminación documental: Son eliminados por cuestiónde espacio debido al rápido crecimiento de los documentos.
Para efectuar una eliminación técnica se emplean las tablas de plazos.

7. Explique el concepto de documento, así como sus valores.
Documento: Testimonio material, escrito, grafico, audiovisual o legible por maquina, que posee información que se produce o recibe en función de las actividades de una entidad.

Valor de losdocumentos: Permite el funcionamiento de una oficina y tiene diferentes valores según la información que contenga. Es necesario conocer el valor para realizar la selección documental.
* Valor primario: Son los documentos utilizados los utilizados por la administración, es decir documentos que se usan en forma permanente. Dentro de este valor se encuentran los siguientes: administrativo, legales,contables, informativos e históricos.
* Valor segundario: son los documentos que sufren el proceso de selección y tienen valor científico cultural; esos documentos se conservan en forma permanente en un archivo final y conformaran el patrimonio documental de la nación.

8. En qué consiste la archivística?
Ciencia que auxilia la administración y a las ciencias sociales, trata sobre susarchivos: creación, historia, organización, legislación, administración, servicio y problemas.
9. Cuáles son los elementos que se mencionan en la mayoría de las definiciones de archivo?

* Reunir
* Conservar
* Clasificar
* Administración
* Ordenar
* Describir
* Seleccionar
* Facilitar

10. Explique las tres fases en la vida de los documentos.

* Fase de...