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| |TALLER SOBRE CLASIFICACION DOCUMENTAL GUIA 2 |ARCHIVOS |

1- DATOS

NORMA DE COMPETENCIA: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales

Nombre del estudiante: Hermes Ortegón Castañeda
Identificación: 93092305722

Nombre delformador: Rubby Estella Ospina Hernández
Ciudad y fecha: Girardot Marzo 31 de 2011

ACTIVIDAD ENSEÑANZA – APRENDIZAJE – EVALUACIÓN: Taller sobre clasificación documental.

Nota: Con el desarrollo de este taller apoyado en los documentos sobre clasificación documental, podrán apropiarse de los conocimientos respectivos.

1. Defina que es la clasificación documenta
La clasificacióndocumental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido .

2. La clasificación como proceso archivístico permite?

Es el que permite el primer conjuntos de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar yconservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa jurídica y científica.

3. Defina que es una agrupación documental y como se desglosan o subdividen

Es el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos

• lassecciones
• las subsecciones
• las series
• la subseries documentales.

4. Cuales son los elementos de la clasificación documental
Se clasifican en tres (3)

• Acciones: las acciones pueden manifestar de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realices y cumpla los fines para los que esta fue creada. Las fusionesoriginan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar ala realización de unos servicios para el logro de aquellas. A su vez estas actividades se plasma en conjunto de trasmites relativos a pone en marcha la actividad.

• Estructura orgánica: los documentos se producen en la diferentes dependencias de en cada entidad, por ende, deben ser agrupados de tal manera que reflejen elentramado de la organización.

• Asuntos: hacen referencia al contenido concreto del documento.

5. Cuales son los fundamentos de la clasificación

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce a lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tiposde documentales) en la cuales se refleja la institución productora de los documentos..

6. Que es el principio de procedencia, a que secciones de la Entidad debe aplicarse y que aspectos deben tenerse en cuenta para su aplicación.

El principio de procedencia_ es el proceso de clasificación, la `procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser.Aplicación:
Debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad mas pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

7. Cuales son las ventajas de la aplicación de principio de procedencia

• Identificar el nombre de la entidad i persona autora de los documentos.
• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad...