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INSTITUTO TECNICO CENTRAL

INFORMATICA BASICA


Trabajo de consulta
Correspondencia combinada
Propiedades de un documento
Firma digital
Vista preliminar


Profesor Carlos Arturo Ramírez

Alumno Juan Carlos Rodríguez
Grupo A
informaticabasicaITC@yahoogroups.com

Combinar correspondencia.

La combinación de correspondencia esel proceso automatizado de insertar información personal, en un documento que se debe enviar a muchos destinatarios .Este documento pueden ser mensajes electrónicos, sobres, etiquetas, cartas etc.
En este proceso necesitamos:
* Un archivo con el documento principal que contiene el texto, que es el que se quiere enviar.
* El fichero de fuentes de datos que contiene la lista de nombres,apellidos, direcciones, correos electrónicos o los datos necesarios para que el documento se remita de forma personalizada a cada uno de ellos, de esta manera no es necesario la creación de un documento por y para cada destinatario.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
* Configurar el documento principal El documento principal contiene eltexto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
* Conectar el documento a un origen de datos Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
* Acotar la lista dedestinatarios o elementos Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
*Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia al documento Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
* Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.

Eneste proceso se utiliza el comando de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinarcorrespondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia, luego haga clip en el tipo de documento que desea crear, un conjunto de sobres, de etiquetas, cartas o mensajes etc.
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft OfficeWord conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puedecrearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.
Para acotar la lista de destinatarios o...