Administracion Documental
Páginas: 7 (1536 palabras)
Publicado: 31 de julio de 2011
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TEMA: EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ALUMNA: PAOLA CORONADO
FECHA: ABRIL 26 DE 2011
EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ACUERDO No. 060 del 30-10-2001
Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
De acuerdo a lo establecido por las leyes:
* 80 de 1989: crea elarchivo general de la nación de Colombia.
* 594 de 2000:por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones
* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Artículoprimero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.
1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, , acumulados por una persona o instituciónpública o privada, en el transcurso de su gestión.
2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.
4. Documento electrónico de archivo: Es elregistro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitengarantizar su autenticidad e integridad.
6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Se hacendefiniciones de los siguientes conceptos
8. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que , las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona, Remitente , Nombre de la Dependencia, etc.
9. Serie documental: unidades documentales, emanadas deun mismo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
10. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ACUERDO No. 060 del30-10-2001
Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Todas las entidades deben establecer los cargos de sus funcionarios autorizados para firmar la documentación interna o externa que genera la institución. La unidad de correspondencia se encargara de velar por el cumplimiento de estasrestricciones.
Artículo quinto: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:
Las entidades deben establecer de acuerdo a sus características una unidad de correspondencia que gestione de manera normalizada todos los funcionamientos que esta cumple de tal manera que generen programas de gestión documental.
Cuando existan regionales deben haber unidades de correspondencia en...
TEMA: EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ALUMNA: PAOLA CORONADO
FECHA: ABRIL 26 DE 2011
EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ACUERDO No. 060 del 30-10-2001
Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
De acuerdo a lo establecido por las leyes:
* 80 de 1989: crea elarchivo general de la nación de Colombia.
* 594 de 2000:por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones
* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Artículoprimero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.
1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, , acumulados por una persona o instituciónpública o privada, en el transcurso de su gestión.
2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.
4. Documento electrónico de archivo: Es elregistro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitengarantizar su autenticidad e integridad.
6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Se hacendefiniciones de los siguientes conceptos
8. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que , las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona, Remitente , Nombre de la Dependencia, etc.
9. Serie documental: unidades documentales, emanadas deun mismo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
10. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS
ACUERDO No. 060 del30-10-2001
Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Todas las entidades deben establecer los cargos de sus funcionarios autorizados para firmar la documentación interna o externa que genera la institución. La unidad de correspondencia se encargara de velar por el cumplimiento de estasrestricciones.
Artículo quinto: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:
Las entidades deben establecer de acuerdo a sus características una unidad de correspondencia que gestione de manera normalizada todos los funcionamientos que esta cumple de tal manera que generen programas de gestión documental.
Cuando existan regionales deben haber unidades de correspondencia en...
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