Sistema contable

GESTIÓN EMPRESARIAL CON MICROSOFT EXCEL

Capítulo

1

Armar un sistema contable
En este primer capítulo desarrollaremos un sistema contable simple, partiendo de la creación de un plan de cuentas que será la base de nuestro proyecto, una carga de asientos y mayores. Además, construiremos reportes sencillos de los estados financieros básicos.
Cuentas y centros de costos Plan de cuentas Plande centros de costos Los primeros asientos La plantilla base para cargar asientos ¿Cómo incluir controles? Controles por validación Resumen de carga de asientos Macro para acumular asientos Visualización de datos Cómo mostrar los asientos cargados Mayores de asientos Reportes Balance general Estado de resultados Análisis de gastos Menú, botones y diseño Menú y botones Diseño del proyecto Cómomodificar las opciones del libro Proteger celdas y hojas Resumen Actividades 14 14 15 18 18 22 27 30 33 36 36 38 41 41 44 46 48 48 50 51 52 53 54

SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: lectores@redusers.com

GESTIÓN EMPRESARIAL CON MICROSOFT EXCEL

CUENTAS Y CENTROS DE COSTOS
Para la construcción de este sistema contable crearemos una planilla llamada Sistema contable.xls. Nombraremos a la primerahoja del libro: datos maestros. En esta primera hoja del proyecto incluiremos el plan de cuentas, y el plan de centros de costos que serán las bases fundamentales del sistema. Adicionalmente, en esta hoja podremos incluir toda aquella información que nos sea de utilidad a lo largo de la confección de este sistema contable. Comenzaremos por la incorporación del plan de cuentas.

Plan de cuentasEl armado de su codificación es vital para el desarrollo del resto de las partes del sistema. Es muy importante el orden que le demos a su estructura.

Figura 1. Para la codificación de las cuentas lo tradicional es utilizar números, aunque también podrá ser alfanumérico. Debemos tener en cuenta la importancia de esta tarea inicial.

14

Cuentas y centros de costos

Un ejemplo decodificación podría ser el siguiente:
RUBROS CONTABLES Activo Pasivo Patrimonio Neto Resultados Positivos (Ingresos) Resultados Negativos (Egresos) NUMERACIÓN INICIAL 1-0-00-000 2-0-00-000 3-0-00-000 4-0-00-000 5-0-00-000

Tabla 1. Al momento de codificar los componentes de un plan de cuentas es importante atender a la practicidad para la carga y memorización de los datos por parte de los usuarios.En la codificación que mostramos como ejemplo, el primer dígito corresponde al rubro contable; el segundo grupo de dígitos sirve para indicar si el rubro es corriente o no corriente; el siguiente grupo señalaría los subrubros y el último grupo las cuentas contables dentro de éstos. Podremos incluir tantas cuentas contables como necesitemos. CUENTAS CONTABLES NUMERADAS
Codificar las cuentascontables con números nos dará una mayor flexibilidad en el momento de incorporar cualquier tipo de cálculos nuevos, generar filtros por grupos de cuentas u ordenar la base de nuestro plan de cuentas.

Plan de centros de costos
Será necesario que a las cuentas de resultado les incorporemos una imputación por centro de costo o beneficio. Mediante esta acción podremos generar información de análisiscon un mayor grado de detalle, exprimiendo al máximo posible los datos. La codificación de los centros de costos podrá ser numérica o alfanumérica y su complejidad estará dada de acuerdo con las necesidades de estructura de la organización con la que estemos trabajando. Es importante tener en cuenta la practicidad para la carga y la memorización por parte del usuario del sistema.
15

GESTIÓNEMPRESARIAL CON MICROSOFT EXCEL

Figura 2. Estos datos también formaran parte de nuestra hoja datos maestros.

En nuestro caso, creamos grupos de centros de costos indicados con letras y señalamos con tres dígitos sus subdivisiones; queda de la siguiente manera:
DESCRIPCIÓN DE GRUPO DE CENTRO DE COSTO Administración Comercialización Depósito Otros GRUPO DE CENTRO DE COSTO A000 C000 D000 O000...