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Access

Capítulo

1

Bienvenidos
a Access 2007
En este primer capítulo, brindaremos
la información necesaria para
incursionar en el mundo de Access
2007. Aprenderemos a iniciar
el programa y a relacionarnos
con la interfaz, además de crear,
guardar y abrir bases de datos.
Conoceremos los beneficios
del programa y nos centraremosen la identificación de cada elemento
que compone el entorno de Access,
con el fin de facilitar la realización
de las tareas posteriores.

SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: usershop@redusers.com

¿Qué son las bases de datos?
Conocer el programa
Crear una base de datos
La interfaz
Abrir bases de datos existentes
Ayuda de Microsoft Office
Resumen
Actividades

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1. BIENVENIDOS A ACCESS 2007

¿QUÉ SON LAS BASES DE DATOS?
Las actividades productivas y/o de servicios requieren de un volumen de información
considerable para desarrollarse efectivamente. Por lo tanto, necesitan que la información se encuentre perfectamente organizada en relación con la actividad que se desea
desarrollar, ya quedisponer de información relevante, en forma rápida y sencilla, es
imprescindible para tomar decisiones acertadas. Para lograr una adecuada organización disponemos de una de las herramientas más potentes en su manejo: Access 2007.
Este programa permite gestionar datos mediante bases de datos (estructura donde se
guarda la información de forma organizada), de forma fácil y completa.
Una base dedatos se define como una colección de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas. Éstas nos permiten generar nueva información
a partir de los datos ingresados y a través de diversos procesos, haciendo uso de
campos (columnas) y registros (filas). Una base de datos puede contener infinitas tablas, sin embargo, es conveniente que definamos previamente su estructura,
para no generardatos duplicados.
Nombre

Producto

Apellido
Ventas

Código_Producto

Empleados
Edad

Cantidad

Sector

Figura 1. Organizar la información es un proceso
que determina la estructura de una base de datos.

Lo primero que debemos hacer es tomar lápiz y papel y realizar un breve esquema
de las actividades que deseamos registrar, teniendo en cuenta la forma en que vamos a distribuirla información en las tablas. Debido a que éstas son los elementos
más importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrará en
su apropiada construcción y posterior mantenimiento.

Figura 2. Las tablas disponen los datos en campos y registros.
Los campos son las columnas y los registros las filas.
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Conocer el programa

CONOCER EL PROGRAMA
Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo. Para iniciar el programa, podemos desplegar las
opciones del menú Inicio o también, podemos utilizar el icono identificativo del
programa situado en elEscritorio de Windows, que mostramos a continuación.

Figura 3. Para iniciar el programa, debemos
hacer doble clic sobre este icono del escritorio.

A continuación, encontramos la pantalla de bienvenida que nos permite elegir la
forma de empezar a trabajar, bien sea a través de la creación de una base de datos
en blanco o de la apertura de una plantilla.

Figura 4. Cada categoría representadiferentes plantillas.
Una vez que conozcamos cómo crear bases de datos, veremos cómo trabajar con ellas.

En este punto, vemos que el panel izquierdo de la pantalla nos permite seleccionar
una determinada categoría de plantillas, que se mostrarán en el centro de la ventana representadas por un icono ilustrativo correspondiente al tema de cada categoría.
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