tecnicas de archivos y tramite documentario

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
1. Nociones Generales: "La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que  debía ser resuelto por los propios empleados.  Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles".
Actualmente, apesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines, etc.
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente.  Bajo este aspecto, lógico es pensar en laeconomía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la información conservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.
2. Principios Fundamentales deClasificación: Los principios fundamentales en el proceso de archivar son: clasificar, ordenar y archivar.
a) Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.
b) Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.
c) Archivar: Colocar los documentos en un lugardeterminado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.


SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN
1. Sistemas de clasificación. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.  Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. 

a) Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos.  Se puede archivaralfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).

b) Sistema numérico.  En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numéricoconsecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado encasos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.


02. Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

Clase de documentos que se archivarán.
Frecuencia de consulta.
Cantidad de usuarios del archivo.
Cantidad de documentos recibidos y procesados en un período.
Forma en que son solicitados los documentos(alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos).
Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.

3. Procedimiento para archivar:

a) Inspeccionar: Cerciorarse de que los documentos  estén listos para ser archivados).
b) Clasificar: Decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar nombre o asunto...