Tabla De Retencion Documental

5.1. DEFINICION DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generalesse refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

5.2. IMPORTANCIA DE LAS TRD

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA

1. Facilitan el manejo de la información.

2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

5. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan laorganización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan las funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en elarchivo de Gestión


5.3. MARCO JURÍDICO DE LAS TRD

Ley 594 de 2000, Art. 24 “Obligatoriedad TRD”
- Decreto 1382 de 1995 “Obligatoriedad presentación TRD.”
- Acuerdo 009/2002 del AGN “TRD Mindefensa”
- Acuerdo 047/2002 del AGN “TRD Comando Fuerza Aérea”
- Acuerdo 006/2003 del AGN “TRD Comando General”
- Acuerdo 007/2003 del AGN “TRD Comando Ejército”
- Acuerdo 011/2003 delAGN “TRD Fondelibertad”
- Acuerdo 013/2004 del AGN “TRD Comando Armada”
- Acuerdo 016/2005 del AGN “TRD Policía Nacional”
- Acuerdo 038/2002 del AGN “Elaboración y Aplicación TRD”
- Resolución 0437/2004 MDN “Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para el MDN, como parte del PGD”.


5.4. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD

1. Asegúrese de tener en sus manos laTabla de Retención Documental de su Dependencia.
Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

3. Ordene la documentación de tal manera que sepueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. Identifíquelos.


5.5. CONCEPTOS A TENER EN CUENTA

- COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la altadirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informaciónproducida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus...