GLOSARIO GRUPOS Y CONVENCIONES

GLOSARIO GRUPOS Y CONVENCIONES. (ESPAÑOL)

Acomodo libre. Evento en el que no existen lugares reservados para los invitados o participantes ni pre-asignación alguna.
Acompañante. Persona que no participa en el programa técnico, profesional o científico pero que viaja con el participante.
Acreditar. Hacer reconocer ante el comité organizador la calidad de participante, invitado especial,visitante o expositor en un evento de negocios.
Adjudicación. Proceso de asignación de espacios a las empresas e instituciones expositoras en ferias y exposiciones.
Aforo. Capacidad de un espacio, auditorio o teatro expresada en número de personas.
Agenda. Temas a discutir en una reunión.
Aplazamiento de sesión. Acto de posponer una reunión a un momento o fecha posterior o por tiempo indefinido.
Área deexposición. Espacio efectivo en el que se distribuyen los stands de una exposición. No se consideran en este espacio las áreas de acceso ni de circulación del recinto.
Área muda. Áreas en salón o lugar de eventos donde el sonido no llega bien.
Bar abierto. Bar de cortesía a los participantes de un evento, generalmente patrocinado por una empresa.
Biblia de evento. Libro (o archivo computarizado)en donde se registran todas las reservaciones firmes o tentativas de espacio en hotel o lugar de eventos.
Bienvenida. Servicios y actividades organizadas en torno a la recepción y familiarización de los participantes en un evento.
Bloqueo. Reservación de determinado número de espacios en unidades de transportación o alojamiento como reservación tentativa previa a la definición precisa del tamañodel evento y de la elaboración de la lista de participantes.
Boletín de información. Circular con indicaciones, anécdotas y datos interesantes del evento que se distribuye a los participantes mientras el evento dura.
Caballete. Identificador
Cabildeo. Labor de persuasión y convencimiento de un proyecto de evento que realiza un organizador o equipo de organizadores ante los potenciales compradorespara decidir una sede o ante los organismos que influyen en el éxito del mismo.
Carpeta. Documentos que se entregan a los participantes de un evento al momento del registro o con anterioridad. También se denomina así al cúmulo de documentos que se entregan a los prospectos para la captación de un evento. Expediente.
Coloquio. Reunión especializada que tiene el propósito de discutir sobre temasacadémicos o de investigación. Se busca con ello apoyar áreas de interés mutuo mediante el intercambio de ideas.
Comité. Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general.
Conductor. Líder del grupo.
Coordinador de evento. Gerente de un lugar quien es responsable detodos los detalles operativos de un evento.
Coordinador de grupo. Coordinador de evento o líder de grupo que encabeza y conduce las actividades del mismo.
Cuenta maestra. Cuenta general, generalmente del organizador, en la que se realizan los cargos correspondientes al crédito abierto que se otorga a determinadas personas que intervienen en la organización.
Distintivo. Gafete (ver).
Distribución deasientos. Plano o documento que muestra dónde deben sentarse las personas durante un evento. Se aplica particularmente a banquetes o a la mesa de la presidencia en una sala.
Garantía. Número mínimo de personas que requiere un establecimiento para asegurar la reservación de un espacio de reuniones ante un cliente. El cobro de los servicios se establece en función de ese mínimo.
Hospitalidad.Servicios de acogida, bienvenida, información y familiarización que se ofrecen a los visitantes foráneos que participan en una reunión. Estos servicios son generalmente proporcionados por una DMC.
Hotel alterno. Hotel u hoteles que complementan la oferta de habitaciones para los participantes del hotel sede de un evento.
Hotel sede. Hotel en el que se desarrollan los eventos de una reunión de negocios...