cuestionario 060

CUESTIONARIO PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES DEL ACUERDO 060 DE 2001
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS, SENA REGIONAL CALDAS


1 Que establece el Acuerdo 060 del 2001?

2 Enumere tres funciones de las unidades de correspondencia?

3 Cuando se habla de comunicaciones oficiales, el acuerdo 060 , se refiere a:

4 Que es archivo electrónico?5 La ley 527 de1999 define y :

6 En qué consiste el registro de comunicaciones oficiales?

7 Que es la tabla de retención documental?

8 Si las empresas cuentan con oficinas en otras ciudades o en la misma ciudad, que deben hacer con respecto a las unidades de correspondencia?

9 A que se refiere la norma, sobre las firmas responsables?

10 Por que deben velar los procedimientossobre la radicación de las comunicaciones oficiales?

11 Como debe ser la numeración de las actas administrativas?

12 Si al radicar se cometen errores que se hace?

13 Como se controlan las comunicaciones oficiales?

14 Que datos contiene el registro de correspondencia?

15 Por qué las entidades son responsables de la conservación documental?

16 Que instrucciones se debenseguir para la información guardada en medios magnéticos?

17 Una vez recibidas las comunicaciones oficiales las empresas deben verificar:

18 Como se envían y distribuyen las comunicaciones oficiales?

19 Que proceso se debe seguir para los comunicaciones oficiales recibida a través del fax o correo electrónico?






SOLUCIÓN DE CUESTIONARIO
1 se establecen las pautas para laadministración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.
2 FUNCIONES
-organizar supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
-supervisar las actividades del control de seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las dependencias asignadas.
-proponer ala secretaria particular y sistemas que permiten ser eficientes en las actividades de la unidad para la atención eficiente.
3 comunicaciones oficiales tratan básicamente del tratado correcto por las cartas, circulares memorandos y todo tipo de documento que se genere en el ejercicio de una labor pública
4 archivo electrónico es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentospara los documentos y ficheros relacionados con cada expediente. Gestionado el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo.
5 define y reglamenta en acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se establecen entidades de certificación y se dictan otras disposiciones
6 el registro de comunicaciones es elprocedimiento por el cual, ingresan a sus sistema manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas y recibidas, registrando datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinatario.
7 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Elaboración, Evaluación y Aplicación
DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOSDOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellaestipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
8: Si las empresas cuentan con oficinas en otras ciudades o en la misma ciudad, que deben hacer con respecto a las unidades de correspondencia?
R=Cuando...