Como prepara una reunion correctamente

REUNIONES

1- COMO DIRIGIR CORRECTAMENTE UNA REUNION
Dirigir una reunión es cuestión y habilidad y experiencia. He aquí unos consejos prácticos para realizarlo de la mejor forma posible:
1.1- Fase I
PLANIFICAR LA REUNION

-Decidir el objetivo de la reunión, para evitar pérdidas de tiempo innecesarias, o que el objetivo no sea claro, y no se saque el máximo provecho de ella.
-Reunir todala información necesaria que se pueda necesitar.
-Elegir a las personas que deben estar presentes, que puedan aportar algo, que tengan sugerencias…

1.2- Fase II
ORGANIZAR LA REUNION
-Empezar a tiempo

-Procurar no excederse del tiempo planeado para la reunión

-Los asistentes deben encontrarse cómodos, deben tener espacio para poder moverse,
para apuntar algo, etc.

-Debe ser un lugarde fácil acceso, y si no, asegurarnos de que alguien ayude a acceder a las personas discapacitadas.

-La reunión debe ser amena. Es recomendable dejar un tiempo antes de empezar y después de acabar para que los asistentes comenten ideas, debatan opiniones, etc.

-Si van a ser reuniones periódicas, procurar que sean siempre el mismo día (el primer lunes del mes, todos los miércoles…)


1.3-Fase III
DIRIGIR LA REUNION

-Hacer las presentaciones pertinentes antes de empezar la reunión. Se puede dejar que se presente cada uno si el grupo no es muy numeroso, eso hará que se sientan más cómodos, que “rompan el hielo”.
-No se debe permitir que alguien se desvié del tema principal. Hay que mantener la reunión en el cauce planeado, para evitar no llegar a ninguna solución o decisión.-Si acaso la reunión se extendiera demasiado, se debe dar la oportunidad a las personas asistentes de abandonar la reunión, o si son la mayoría, fijar en ese mismo momento otra fecha.

-Es necesario fomentar la participación, estar atento para que todo el mundo tenga su turno de palabra.

-En caso de que un asistente exceda su tiempo de palabra, o interrumpir a algún compañero en suintervención, es necesario recordarle que hay unos tiempos y unos turnos. Si no se controla la situación a tiempo, puede ser que la reunión tome un cariz diferente al que quiera darle el grupo.
-Se debe permanecer imparcial, no cortar las opiniones que no gusten, en definitiva ser cuidadosos con el rol de “director” de reunión.

-No se debe poner a la defensiva cuando alguien dice algo que no nosgusta. Hay que tomárselo con sentido del humor.
-Usar preguntas abiertas, para que los participantes puedan desarrollar sus respuestas más allá del “sí” o “no”.

-Debe motivarse la participación de todos los miembros de la reunión.

-Es muy importante observar el entorno para detectar si se está haciendo bien. Debemos captar si las personas se aburren, si se va demasiado deprisa, o demasiadodespacio, si lo están entiendo….

-Asignar la responsabilidad de tareas y su fecha de ejecución.

- Al final de la reunión, es conveniente hacer un resumen de las decisiones tomadas, o los objetivos a alcanzar.

1.4- DESPUES DE LA REUNION
-Es importante hace run seguimiento, para comprobar que se están cumpliendo los objetivos acordados

1.5- APOYOS A LA REUNION
-Procura que todo lo que sediga este apoyado en medios audiovisual, ya que es mas fácil retener la información que nos llega por dos vías, que la que simplemente se escucha. Es cinco veces mas efectivo hacerlo de esta forma.

-Comprueba que todos los materiales que se vayan a usar, funcionen. Desde los bolígrafos para apuntar, hasta el ordenador, nada debería fallar.

-No es imprescindible, pero si recomendable, el uso deun puntero para destacar los puntos que tu consideres mas importantes.

2- CARACTERISTICAS DE UN LÍDER EN LA REUNION.

-Tener Tacto
-Paciencia
-Persistencia
-Confianza en si mismo
-Saber interpretar el lenguaje corporal
-Capacidad de adaptación
-Saber motivar a los participantes
-Educación
-Saber escuchar

3- LENGUAJE NO VERBAL.

-Es necesario saber hacerse entender con algo más...